Retos y Oportunidades para la Educación Online Universitaria

El siguiente post corresponde a mis notas recopiladas en la videoconferencia que lleva el mismo nombre, impartida por el Dr. Jose María Duart de la Universitat Oberta de Catalunya, y que fue parte de la agenda del Seminario UOC en el marco del evento #Educación y Futuro del SINED, los días 12 al 14 de octubre en el WTC de la Ciudad de México. 


Para el Dr. Josep María Duart, responsable de esta videoconferencia y especialista eLearning de la Universitat Oberta de Catalunya, y según las experiencias que la UOC ha registrado y analizado, los siguientes son los retos y oportunidades que una universidad en línea enfrenta al realizar las actividades propias de una oferta de formación en esta modalidad:



1. Definición de eLearning: Aún hoy en día hay mucha confusión sobre lo que el eLearning implica, no solamente en las diferentes etapas de producción de recursos, contenidos, adaptación y diseño de estructuras curriculares en línea o el trabajo de los tutores a distancia, sino al expresar claramente los objetivos y razón de ser de la institución educativa en línea. Al ignorar la importancia de delimitar los alcances de una oferta de formación en línea, una universidad se enfrenta a uno de los retos más difíciles ya que se puede encontrar en situaciones en las que se confunde el eLearning con la integración de recursos de apoyo “colgados” en un sitio en línea, o con una estrategia blended que no responde al 100% a la necesidad de los estudiantes de ser completamente de acceso en línea. Es muy importante definir y entender lo que es eLearning, sus beneficios y sus limitaciones. 


Una cuestión que se relaciona mucho con este reto es la definición del perfil del estudiante en línea: El estudiante, considerando sus necesidades de formación, es un adulto, profesionista o persona laboralmente activa que busca su desarrollo personal y una oferta de formación continua que aproveche las nuevas tecnologías y las redes para no descuidar trabajo, familia, tiempos libres. 


2. Investigación para la Educación en Línea: Existen empresas, consultorías mejor dicho, de producción de contenidos y recursos digitales interactivos que se integran dentro de las soluciones de aprendizaje en línea; las universidades ofrecen sus programas a distancia eLearning buscando cubrir las necesidades de formación de un sector o un perfil de estudiantes más delimitado. Sin embargo faltan iniciativas y proyectos de investigación sobre el impacto y la calidad de estas ofertas, de los procesos de producción y los logros de los estudiantes en línea. Las mejores prácticas se quedan sin registrar, no compartimos la experiencia y tendemos a repetir los mismos errores. Hay que impulsar la investigación y publicación de resultados.


3. Formación continua del profesorado en línea: El tutor en línea se enfrenta a situaciones más complejas que las que se presentan en el aula de manera presencial. ¿Quién es el tutor en línea para una universidad “virtual”? El reto implica dos situaciones a evaluar: En unos casos el tutor es un experto en la materia, con gran experiencia docente, varios años como responsable de su área, credenciales impresionantes sobre su formación personal… pero sin experiencia o poco manejo de la tecnología, rechaza involucrarse con las redes y nuevos medios de comunicación que ofrecen las TIC o no ha tenido la oportunidad para ello. 


Otro perfil nos refiere a otro extremo: La poca experiencia o maestría con los temas propios de la asignatura, pero habilidades para el manejo de las TIC. El tutor en línea, menciona el Dr. Duart, ya no es responsabilidad de una sola figura o de un solo responsable. El tutor en línea es un EQUIPO de profesionales que trabajan por apoyar al estudiante en línea en su experiencia de aprendizaje a distancia. 


4. Integración y uso de las redes sociales en programas educativos: Las redes sociales como facebook, twitter o Google+ se pueden INTEGRAR a una estrategia completa de aprendizaje en línea si se planifica y visualiza el objetivo de estos espacios de comunicación, se comprende que son espacios de interacción entre los tutores, los estudiantes en línea e incluso con autoridades de la institución. Lo importante es conocer su uso, previsualizar el impacto y generar estrategias completas para su evaluación.


5. Sistemas móviles de acceso: La universidad en línea, los contenidos, programas de estudio, tareas, comunicación con los tutores desde dispositivos móviles. Tablets, smartphones, iPads, eBooks readers. El reto implica un formato específico de lo que se encontrará disponible desde estos dispositivos.


6. Adaptación y tratamiento adecuado de contenidos para cada dispositivo y plataforma de acceso.


7. Profesionales de la Educación en línea: Se requiere de especialistas enfocados realmente al desarrollo tanto de programas de formación en línea, como a la producción de materiales, recursos, contenidos de calidad para esta modalidad. Deben contar con una visión global y especializada, ya no podemos darnos el lujo de decir que improvisaremos. 


El estudiante de la universidad en línea: 
• Trabaja
• Busca mejorar sus competencias laborales
• No es un acercamiento a la universidad de primer momento o experiencia en educación superior, sino que buscan esta modalidad para continuar estudiando y lograr mejoras profesionales. (Formación continua) 


Oportunidades


Generar una relación más estrecha Universidad – Empresa. La escuela funciona a espaldas de las empresas, no hay noción de la realidad fuera de la universidad o espacios académicos. Hay que reforzar la participación de las empresas en ambientes universitarios.


Servicio y respuesta a los estudiantes en línea. Hay que diseñar lineamientos de servicio que ayuden a evitar la deserción de programas en línea, tanto con los estudiantes como hacia los demás participantes de la universidad en línea. La calidad de estos servicios desde diferentes perspectivas y momentos de contacto, no solamente en la cuestión académica, sino desde las inscripciones y resultados.


Comprender que el perfil del tutor en línea es diferente al del profesor en modalidad presencial. 

• Full-time – Tiempo completo
• Diferenciar entre el diseñador de contenido (experto/especialista en la materia) y el tutor en línea
• Los responsables de diseñar el contenido o el programa de estudio en línea no siempre es el más indicado para estar en contacto con los estudiantes en línea
• El equipo de tutoría virtual recomendado involucra diferentes responsables y perfiles: Tutor, Desarrollador de contenidos (Autor), Consultor eLearning, Soporte (tecnológico/administrativo).

Como comentaba al inicio de este post, estas son mis notas, lo que pude recuperar y consideré importante. ¿Qué otros retos enfrenta la Universidad en línea? ¿Están de acuerdo con lo anteriormente expuesto? ¿Qué podríamos agregar?


Agradeceré mucho, como siempre, sus comentarios y aportaciones. 

Expertos en contenido ¿solución o problema para un proyecto eLearning?

Actualmente estoy colaborando en un proyecto que trata sobre el lanzamiento de una universidad en línea. En el equipo de desarrollo no se contemplaron, en un inicio, la integración de un equipo de especialistas en cada materia o asignatura. 
Desde mi punto de vista esta decisión va a costar muy caro, ya que como Diseñadores instruccionales realmente estamos padeciendo fuertes dolores de cabeza, pues no solamente redactamos instrucciones y actividades, o desarrollamos los materiales y recursos que los estudiantes en línea ocuparán en cada asignatura, sino que una de nuestras funciones es, a partir de un temario, seleccionar los contenidos y, en un caso extremo, determinar las competencias que los estudiantes desarrollarán en cada materia de las licenciaturas en línea.


¿Ven el error? Superficialmente no hay tal, ya que un diseñador instruccional puede, dentro de las actividades propias del puesto, desarrollar estructuras curriculares completas, definir los objetivos de aprendizaje y las competencias que se espera desarrollen los estudiantes, así como el diseño de instrumentos de evaluación o de apoyo. Esto claramente le va a tomar más tiempo de desarrollo, por lo que dedique a la investigación, selección y adaptación de contenidos. 


La cuestión es decidir: ¿qué contenido es el pertinente?, ¿realmente el nivel de desempeño y complejidad se relaciona con la asignatura?, las competencias...¿son las que realmente necesita el estudiante?


El diseñador instruccional, con sus grados y especialización, conocimiento de teorías del aprendizaje, estrategias de motivación y comunicación en línea, habilidades para estructurar objetos interactivos, seleccionar y distribuir contenidos en pantalla y un largo etcétera...¿es el indicado para decidir el QUÉ de un curso...por ejemplo, de Medicina, Arquitectura, Física nuclear, Atención a Clientes? Piénsenlo.


Un experto, especialista, SME (por sus siglas en inglés - Subject Matter Expert) cuenta con las estructuras de conocimiento y la experiencia (sobretodo esto último) para hacer la diferencia entre alguien que apenas conoce de ciertos temas muy superficialmente. Para desarrollar cursos, sean en línea o que formen parte de una estructura curricular formal presencial, se requiere de la participación de un especialista en esos temas, pero nosotros como responsables de proyecto, necesitamos visualizar las implicaciones de integrarles a nuestro equipo de producción.


La voz de la experiencia, una eminencia en el tema


¿A quién podemos llamar EXPERTO? Siempre que escuchamos esta palabra (experto) nos generamos una imagen del académico, con varias maestrías y/o doctorados en su currículum, ¿algunas canas? ... no siempre es así. Entonces, ¿quién es o a quién podemos considerar como experto?


La fórmula de un experto es: Estudio/Conocimiento teórico + Experiencia. Los expertos son personas que han logrado hacer esa conexión entre conceptos, principios, mejores prácticas y procesos para la resolución de problemas. Más allá de ser una enciclopedia andando, los expertos parecen contar con una red interna de datos y procedimientos. Ellos no solamente cuentan con el "Know-what" (Saber qué), sino que conocen el "Know-how" (Saber cómo), tips y atajos.


Cuando las estructuras del aprendizaje se interconectan podemos identificar diferentes formas para presentar un mismo tema, información o contenido. 

Esta identificación por parte del mecánico no se logra solamente de conocer la estructura del auto, sino al escuchar con atención el sonido que produce al intentar arrancarlo, escucharte a ti como dueño del vehículo al describir el problema, al recordar situaciones similares con otros clientes, etc. Todo este proceso (del que de seguro el mecánico no tenga menor idea que lo aplica internamente) se da para que pueda identificar el problema y decidir la solución para reparar el automóvil. Es así como finalmente podemos considerar a este "veterano" de la mecánica como un experto en esta rama. 


Estructuras de información organizadas... y que aportan valor


Un experto o especialista en la materia nos puede apoyar en una situación que se presenta a menudo cuando estamos desarrollando cursos o unidades de aprendizaje, sean en línea o presenciales: Se encarga de eliminar el contenido "paja" o fuentes de información basura. 
Un buen Experto/Especialista en contenidos hace inferencias, estructura procedimientos, dibuja conclusiones y señala soluciones porque su conocimiento está bien organizado. Es por ello que un "novato" o alguien que solamente ha tenido contacto con la información de forma "teórica" o en ambientes muy controlados NO ES DE MUCHA AYUDA FUNGIENDO COMO EXPERTO. 


Libros, artículos, manuales, vídeos, compendios...todas estas fuentes de información pueden decirnos mucho sobre un tema. El Experto es quien puede decir: Esto SI y esto NO funciona para quien es el estudiante o beneficiario final de un curso. Es justamente al experto quien se tiene que amarrar a los propósitos generales y específicos del programa de aprendizaje, además de conocer perfectamente quién es el estudiante. Si el experto pierde de vista estos lineamientos iniciales puede llegar a divagar y su amplio conocimiento organizado y experiencia nos causará problemas.


¿Quién puede ayudarnos? 


Todos podemos convertirnos en expertos. Cada día nos enfrentamos a problemas, situaciones que requieren nuestra atención, análisis, generación de hipótesis y estructuración de soluciones. Como comentábamos anteriormente, ser experto no solamente implica contar con maestrías, doctorados, diplomados, años de docencia... Sí, son importantes. Son importantes pero... la cuestión es que quien acepte el reto de ser el experto en contenidos para participar en un equipo de producción de cursos o unidades de aprendizaje debe: 

1. Reconocer que va formar parte de un equipo: Sí, eres quien conoce del tema, tienes grados de maestría, años de experiencia...pero eres un eslabón en la cadena de producción, muy importante, pero que afecta (positiva o negativamente según el compromiso) el trabajo de otros. 
2. Ser consciente de que los otros miembros del equipo son especialistas en su rama del conocimiento o en sus actividades: L@s diseñadores instruccionales que reciban el contenido que hayas redactado, seleccionado, curado o adaptado ciertamente no son médicos de renombre con gran experiencia en cirugía cardiotorácica, tampoco son químicos expertos en procesamiento de alimentos o directivos financieros que manejen todos los procesos de auditoria fiscal, por ejemplo. Pero son especialistas en su área, diseñan guiones y transforman esa información en estructuras más gráficas y que apoyarán al estudiante a tener una mejor experiencia de aprendizaje. 
3. Dice un dicho: Si no ayudas, mejor no estorbes. Un experto ideal es quien, aparte de todo su conocimiento y experiencia ¡tiene el tiempo y disponibilidad total para el proyecto! Esto es casi un imposible. Las agendas de expertos son siempre apretadas, por no decir que están saturadas la mayor parte del tiempo. Todos queremos respetar el cronograma de actividades y entregas cuando estamos participando en un proyecto. Si eres el experto, por favor, no te enojes o molestes cuando se requiera tu apoyo, aclaración de dudas y entregas.

Conocer tus fortalezas...pero también tus debilidades

Ser considerado experto para participar en el desarrollo de una solución de aprendizaje en línea es un gran honor, una gran oportunidad de compartir tus conocimientos y experiencia de diferentes formas y por nuevos medios. Si se trata de un proyecto de aprendizaje en modalidad eLearning, ¿puedes imaginar a la gran cantidad de estudiantes en línea a quienes llegarán tus ideas? Y no solamente de manera local, sino más allá de las fronteras. Es, en verdad, una experiencia docente y creativa. 

Es por ello que es importante también participar en estos proyectos con una actitud positiva y abierta al aprendizaje. Podemos ser el experto o especialista en contenidos sobre Sistemas digitales, Gestión de negocios o Estrategias de ventas, pero quizá desconozcamos el proceso de producción de un curso en línea o cómo funciona un LMS o plataforma para la gestión de experiencias de aprendizaje. Es probable que sea la primera vez que trabajamos con un Diseñador instruccional o Diseñadores gráficos...¡es una gran oportunidad de aprender qué es lo que hacen y cómo! 

Conclusiones

Realicemos un breve repaso sobre quién es un experto/especialista en contenidos y qué hace en un equipo de producción o desarrollo de soluciones de aprendizaje (en línea o presenciales):

• El experto en contenidos, además de contar con el conocimiento teórico de los temas tiene amplia experiencia en su aplicación en el día a día. 
• Maestrías, Doctorados, cursos de especialización, diplomados, etc. pueden...PUEDEN ser parte de un currículum vitae de un experto, sin embargo también puede jugar ese rol quien cuente con varios años de experiencia en el área, quien haya participado en situaciones similares o quien haya desarrollado sus propios procedimientos para resolver problemas. 
• Si has sido considerado para participar como experto en contenidos en un proyecto de desarrollo eLearning recuerda que eres un elemento clave, PERO UN ESLABÓN MÁS EN LA CADENA. Tus aportaciones son muy importantes para el éxito de la iniciativa, pero también lo son el respeto por el trabajo de los demás y el compromiso con los tiempos, fechas y modos de entrega. 

¿Cuál ha sido su experiencia como experto? ¿Cómo ha sido la experiencia trabajando con un equipo de expertos? ¿Beneficios o problemas en el proyecto al integrarlos al equipo de producción y desarrollo? 


Agradezco como siempre su atención, la lectura de este artículo y si gustan, por favor, también sus comentarios o lo que gusten agregar. 


 Basado en algunos textos de: The Expert's Brain  en The eLearning Coach by Connie Malamed

Proyectos y Soluciones eLearning...¿Por dónde empezar?

Dicen que todo camino se empieza a trazar con el primer paso. Es necesario tener conciencia de dónde estamos y saber hacia dónde nos dirigimos. Lo mismo se requiere cuando hemos tomado la decisión de integrar una solución eLearning para cubrir las necesidades de formación en la institución o empesa. 

Para que este proceso de integración e implementación en la institución o empresa tenga éxito es necesario tener noción de este punto de inicio. 

En este artículo pretendo exponer algunos puntos a considerar para reconocer el estatus actual de la empresa sobre estos procesos, cómo llevar a cabo un análisis de Fortalezas y Debilidades (análisis FODA/SWOT), el tipo de información que necesitamos reunir previa a iniciar el proceso de producción y quiénes son los involucrados en cada fase del proyecto, además de las acciones que deberemos tomar para integrarlos al equipo.

Estatus actual 

Todo modelo de administración del cambio empieza por: Entender el estatus actual de la organización. 

Esta acción trata sobre la importancia de identificar y priorizar esas brechas entre el ser-saber-hacer. 

Con el fin de identificar estas brechas se necesita reconocer dónde se encuentra la organización actualmente en términos del proyecto eLearning o solución de formación en línea, de esta forma se podrá trazar un estrategia sistematizada que retome la visión, metas, objetivos y planes actuales de capacitación o que conforman la oferta educativa actual.

¿Dónde estamos? 

Análisis FODA (Fortalezas - Oportunidades - Debilidades - Amenazas)

El análisis FODA ( o DAFO en otras publicaciones o según ciertos autores) es una herramienta de análisis estratégico, que permite analizar elementos internos o externos de programas y proyectos.

El FODA se representa a través de una matriz de doble entrada, llamada matriz FODA, en la que el nivel horizontal se analizan los factores positivos y los negativos.

En la lectura vertical se analizan los factores internos y por tanto controlables del programa o proyecto y los factores externos, considerados no controlables.

• Las Fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al programa o proyecto de otros de igual clase.
• Las Oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el entorno y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas.
• Las Debilidades son problemas internos, que una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.
• Las Amenazas son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden atentar contra éste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario diseñar una estrategia adecuada para poder sortearla.

Si requieres más información sobre esta matriz de análisis te recomiendo visitar el sitio: 

Caja de Herramientas (www.infopyme.com), en sus artículos sobre el Análisis FODA.

Ahora veamos como podemos aplicar este tipo de análisis para el desarrollo de un proyecto de formación en modalidad eLearning: (Situaciones ejemplo)

Fortalezas: 

1. Todo el personal que requiere acceso, o que están involucrados en el proceso de producción cuentan con el equipo de cómputo óptimo.
2. Se cuenta con el apoyo y participación de los altos mandos (Director general, CEO, Gerentes).
3. Se ha designado un Gerente/Líder responsable del proyecto.

Debilidades

1. Las tarjetas de sonido/audio de los equipos de computo no estan activadas.
2. El departamento de Tecnología (Sistemas o IT) no apoyan el proyecto de desarrollo eLearning o no se les ha involucrado.
3. No se cuenta con los recursos necesarios o no se han destinado recursos extras para el proyecto.

 Oportunidades 

1. Tenemos que lograr mejoras en los planes de desarrollo y capacitación desde RRHH en un plazo de 12 meses
2. Demostrar eficiencia en el uso de recursos económicos, reduciendo los costos en todas las áreas.
3. Entre los beneficios que se han previsto al integrar esta solución de formación en línea, es el impacto ambiental al reducir traslados de empleados para cumplir con sus cursos de capacitación.

Amenazas 

1. La reducción de costos ha impactado en la moral del personal y aumento en la resistencia al cambio.
   
2. Los gerentes han expresado preocupación por hacer que el personal dedique tiempo en su escritorio para completar su participación en los cursos en línea. 
3. Los cursos en modalidad eLearning que se produjeron en un primer intento de integración a los programas de formación, se calificaron como "de baja calidad" por lo que los participantes dudan del impacto en este nuevo proyecto.
   

Las anteriores fueron solamente algunas situaciones ejemplo que pueden resultar al aplicar el análisis FODA en la organización. Es importante que al obtener tus propios resultados:

• Aproveches los puntos fuertes
• Reconozcas las áreas de oportunidades para convertirlas en fortalezas
• Trabajes en equipo para la superación de las debilidades
• Busques reducir al mínimo las amenazas

Reuniendo Información

Es posible que tengamos una visión clara sobre las situaciones que vayamos a enfrentar o consideremos algunas situaciones que por experiencia consideremos como importantes pero, ¿que otras situaciones podrían afectar el resultado del impacto de la solución de aprendizaje en línea?  Algunos podrían resultar ser cuestiones o problemas relacionados con:

• Acceso a la tecnología
• Disponibilidad de espacios habilitados especificamente para el estudio
• Recursos extras como diademas con audífonos, webcams, bocinas, etc.

Aquí algunas preguntas que deben considerarse para recopilar información sobre la audiencia meta o las consideraciones sobre la expericia de aprendizaje de los usuarios:

• ¿Qué tipo de cursos son los que los usuarios están esperando encontrar en la experiencia de formación en línea? ¿Alguna experiencia previa?
• ¿En qué horario tienden a acceder al sistema de gestión de cursos en línea / LMS?
• ¿Cuáles son sus hábitos de estudio, sean presenciales o en línea?

Es posible que en este caso tengamos que revisar información y datos cualitativos y cuantitativos acerca de la organización con el fin de construir una imagen precisa. Los ejemplos pueden considerar:

Información Cualitativa:

• Recopilación y evaluación de comentarios anteriores acerca de los cursos en modalidad eLearning por parte de los estudiantes/participantes.
• Recopilación de comentarios acerca de otras modalidades de formación o capacitación 
• Establecer un equipo de participantes piloto que brinde retroalimentación sobre las propuestas de nuevos cursos

Información Cuantitativa: 

• Número de personas con experiencia en eLearning
• Número de personas con acceso a una PC
• Número de personas con tarjetas de sonido
• Número de personas con acceso a Flash
• Perfil del personal (edad, género, etc)

 Hay que esforzarnos por obtener la mayor cantidad de información posible sobre el perfil de los usuarios finales, de esta forma la solución de diseñará justamente para cubrir las necesidades de formación de la institución. 

Estado actual de la organización - Las personas

Dentro de cualquier organización hay diferentes tipos de personas que tendrá que comprometerse para que el proyecto sea exitoso. Piense en las diferentes categorías o tipos de personas con las que va a trabajar:

 
Alta Dirección

Necesitamos garantizar su participación a fin de que fomentar el uso de los recursos del sistema y el suministro de apoyo al proyecto.  

Trate de involucrarlos como si fueran patrocinadores. 

Es muy importante desarrollar materiales y espacios específicos para ellos ya que es uno de los grupos que probablemengte evite "desperdiciar" tiempo fuera de la oficina para vigilar o llevar el control del desarrollo.

Gerentes (Mandos medios)

Es crucial su participación para el éxito del proyecto, esto para apoyarnos a fomentar la elaboración de planes de desarrollo para el personal. No contar con el apoyo de este nivel puede bloquear la implementación de la solución eLearning y presentarnos los peores escenarios.  

Se requiere contar con directrices claras sobre las mejores prácticas y continuamente monitorear / recopilar la información sobre el impacto en el aprendizaje.

 
Representantes sindicales
Cuando la solución eLearning se integra a planes de desarrollo en una empresa, los representantes sindicales pueden ver esto como una amenaza, más que un beneficio, ya que se vende la estrategia como una modalidad de formación barata. 

Involucrar a este grupo de la organización en el equipo de proyecto es importante, ya que puede aportar información pertinente en módulos de inducción. 

¿Necesitas especialistas en contenido? Es la mejor oportunidad, ya que pueden representar este rol y aportar sus propios materiales para integrarlos a los cursos en línea y fomentar el acceso a la plataforma.

Personas con alguna discapacidad

- Espero no ser ruda con este punto, si no, mil disculpas de antemano -
En la empresa o instituciones debemos estar preocupados acerca de la accesibilidad. Involucrando a los grupos de enfoque podremos obtener retroalimentación sobre el acceso a los cursos en línea.  
Consideremos el desarrollo de módulos o unidades de aprendizaje en línea con características especiales y posibilidad de modificarles en su configuración. 
Incluyamos directrices para los autores y desarrolladores de los cursos. 
La aplicación de Control de calidad para cada curso en contraste com las directrices o normas de diseño es muy importante, de esta manera garantizaremos el acceso de representantes de varios grupos de usuarios.

Personas/Colaboradores que no utilizan equipo de cómputo en sus puestos de trabajo

Reconozcamos que la solución eLearning puede impactar en la formación de empleados o personas que no cuentan con acceso a equipos de cómputo en su horario de trabajo. 

Para estos casos es muy importante involucrar a los grupos de enfoque para obtener retroalimentación sobre su experiencia en cuanto a los cursos de capacitación a los que se han enfrentado.  
Proporcionar PCs o equipos de cómputo en zonas específicas para esta actividad es una propuesta. 
Hay que asegurarnos de que los facilitadores o tutores en línea cuenten con acceso según su perfil para accesar al sistema, además de contar con herramientas y la información pertinente para guiar a los usuarios /participantes para el acceso y uso correcto de las herramientas de la plataforma. Habilite medios y vías de comunicación externas entre los tutores/facilitadores y los participantes.
 

Campeones y Saboteadores

No todo puede ser miel sobre hojuelas. Hay jerarquías en una empresa, institución o proyecto, categorías específicas de personas que denotan su influencia, sea buena o mala, o se refieran al apoyo sobre la integración de soluciones eLearning y a enfrentar los cambios que implican realizarse en las estrategias de formación. 

Hay que evaluación la situación: Es necesario identificar diferentes formas de interactuar con ellos, quiénes encajan en esta categoría y lo que podemos hacer para contar con su colaboración.

Drivers - son quienes ayudan/apoyan la iniciativa y solución eLearning

¿Qué hacer con ellos?

• Involucrarlos desde el inicio del proyecto o si es posible, desde que se analiza su creación
• Integrarlos al equipo del proyecto
• Hay que identificarlos (y hacerles saber que son) como una especie de patrocinadores entusiastas del proyecto
• Integrarlos al equipo con un rol con responsabilidades, entregas o documentos a desarrollar por su parte desde el principio del proyecto. Que sean tus expertos en contenido si es posible.

Demons – o "demonios" que intentarán minar la iniciativa, al equipo o al proyecto por completo.

¿Qué hacer en estos casos?

• Involucrarlos desde el inicio del proyecto o si es posible, desde que se analiza su creación
• Identificar las causas/barreras que ellos consideran/contras/preocupaciones que no les hacen confiar en la solución eLearning
• Hay que asegurarnos que ellos reciban respuesta y orientación a estas preocupaciones
• Minimizaremos el impacto de sus ideas en contra abriendo medios y vías de comunicación con estos personajes.

Colegas (Responsables de la formación en modalidad presencial, Capacitación o Docentes)

No hay que ignorar o desatender el impacto que genera la iniciativa o desición de integrar una solución eLearning dentro de la organización, sea académica o una empresa. Las personas a cargo de la función de capacitación y desarrollo deben de involucrarse. 

Algunos capacitadores pueden sentirse amenazados por la introducción cursos eLearning, ya que lo ven como una forma de reducir su injerecia en estos procesos formativos - su trabajo - y otros pueden estar en desacuerdo con esta modalidad de aprendizaje en comparación con la tradicional cara a cara.

También hay que involucrarles al proyecto desde el principio, explicar el concepto de blended learning, conocer sus opiniones sobre los cursos, identificar y capacitar a las personas con capacidad para convertirse en autores o especialistas en contenido, fomentar el acceso al sistema para el aprendizaje en línea pre y post el recorrido por sus cursos.

Los participantes / estudiantes en línea

Y finalmente, los clientes últimos: Los usuarios del sistema de gestión del aprendizaje, quienes accederán a los cursos. ¿Cuáles son las reacciones que esperamos de ellos?

Investigar y estar atentos sobre el impacto de la solución eLearning en una población que ha tenido experiencias de aprendizaje presenciales al 100% puede arrojar información muy interesante y variada. 

Podríamos pensar que los resultados indiquen que un 50% de los participantes adoptaron sin ningún problema esta nueva modalidad de formación, mientras que un 30-35% de los demás estudiantes en línea hayan experimentado dificultades de acceso, pero al final hayan concluído su recorrido por los cursos. Siempre habrán personas a las que les resulte más complejo, tardado e incluso expresen su disgusto por esta  modalidad. 

La cuestión entonces será definir las estrategias y los recursos que se necesiten invertir para que estos participantes vayan integrándose a los grupos que cumplen con sus programas de formación en línea de manera más fluída, poco a poco, y con el apoyo necesario. La recomendación para lograr una recuperación de la inversión inicial (ROI) es trabajar y poner principal atención en la experiencia de aprendizaje de los estudiantes en línea, y así ir logrando una mayor aceptación (un 84% de la población, en un inicio, sería muy bueno :) )

El estatus actual: El equipo de producción

De la misma forma en la que se realizó un análisis minucioso para obtener un panorama general sobre la organización/empresa ante la integración de una solución eLearning, también debemos realizar un estudio sobre el estatus actual del equipo que participará en la producción de los materiales, recursos y contenidos en plataforma. 

¿Aún no se cuenta con un equipo de desarrollo eLearning? ¿Se ha contemplado la posibilidad o necesidad de contratar personal dedicado exclusivamente a esto? Si ya hay colaboradores pertenecientes a este equipo, ¿cuentas con todo su apoyo para la integración de soluciones de aprendizaje en línea para la empresa? Pensemos en resolver esta y las siguientes preguntas:

1. ¿Cuál es el grado de entusiasmo por participar en el desarrollo de la solución eLearning de los miembros del equipo?
2. En proyectos previos: ¿Que actividades se han tenido que hacer extras bajo presión y cuáles voluntariamente?
3. ¿Qué competencias o habilidades se han desarrollado en los miembros del equipo?
4. ¿Cuales son los perfiles iniciales (con respecto a reclutamiento) con los que debe contar el equipo de producción?
5. ¿Han trabajado juntos previamente?
6. Si no, ¿Cuáles han sido las experiencias previas o proyectos en los que haya perticipado cada miembro del equipo de producción?
   
7. ¿Cuál es el proceso de producción y comunicación que prefieren o han seguido en proyectos anteriores?
8. ¿Se cuenta con un procedimiento para monitorear actividades, entregas, versiones y avances de sus actividades?
9. ¿Cómo se han desarrollado las relaciones entre los miembros del equipo?

Armado y preparado con esta información podremos identificar cuáles son nuestras lagunas o necesidades, es decir, cuáles son las necesidades de formación o capacitación de tus colaboradores, a quién designar ciertas tareas y cómo administrar los procesos para lograr el mejor desempeño. 

¡¡Y no nos olvidemos de nosotros mismos!! ¿Estamos preparados para iniciar un proyecto hacia la integración de una solución eLearning? También es prudente aplicar a nosotros mismos un DNC para cubrir esas brechas de conocimiento y habilidades. 

¿Y si los resultados de estos análisis nos demuestran que hay lagunas o amplias brechas por la falta de información?

La respuesta puede ser tan sencilla como decidir realizar un proceso de obtención y estudio de los datos pertinentes o concluir que una solución de formación eLearning no es la más apropiada para la institución o empresa. No podemos forzar los procesos y el nivel de crecimiento propio de la organización. Si no es el momento adecuado para integrar cursos en línea para la empresa entonces el proyecto debe convertirse y virar hacia la preparación de todos sus colaboradores para participar de ellos o para conseguir los recursos, equipo, colaboradores y otros insumos para, ahora sí, enfocar energía y esfuerzos en la creación de estas soluciones integrales de formación.

Gracias por sus comentarios y por compartir. El fin de estos artículos es proporcionar información útil e interesante en cuanto al diseño, producción, desarrollo e integración de soluciones de formación en línea para las instituciones educativas, empresas y cualquier organización interesada en ellas. 

Este artículo toma como referencia: 

Introducing e-learning: what’s your starting point? en Learning pool

September 5, 2011 by Wendy Kay

Project Manager en proyectos eLearning - ¿Quiénes son esos seres malvados?

"Ya, en serio: ¿Qué es lo que hace un Administrador de Proyectos, o Project Manager eLearning?" Hoy en día y gracias al surgimiento de redes sociales, nuevos medios de comunicación en web, herramientas 2.0, e-commerce, etc. hemos sido testigos de la aparición de nuevas especialidades. 

Las licenciaturas en Administración,  Sistemas, Educación, Medicina, Leyes, entre otras ya están dejando atrás los tiempos en los que eran las únicas opciones como profesión, y es que el acceso a la tecnología y los nuevos nichos de negocio o producción, han dado surgimiento a la aparición de profesionales que imaginábamos como de un futuro lejano...entre ellos los Project Manager eLearning o Administradores de proyectos eLearning. 

Def. PM: “Son los capataces que azotan empleados y vigilan calendarios de terror, eso es lo que son.”  

Si aún fuéramos estudiantes de bachillerato (highschool), ¿ésta sería una definición que nos convenciera para elegir esa profesión? ¡Espero que la respuesta sea: NO!

Para comprender lo que hace un Project Manager involucrado en proyectos de desarrollo de cursos en línea o de soluciones en modalidad eLearning necesitamos estudiar las etapas que justamente integran este proceso de producción y el impacto de la presencia de este personaje. 

Como diseñadores de soluciones de aprendizaje, a menudo sentimos que el nuestro es el "peor" o "más pesado" de los trabajos. Nadie comprende o se ha tomado el tiempo en entender que las actividades que realizamos requieren tanto de organización de ideas como de creatividad y estética. ¡No es tan fácil presentar contenido, que sea interactivo, divierta y apoye al estudiante/participante a desarrollar competencias y aprenda! Después de todo la creatividad no se puede activar en nosotros como si encendiéramos cualquier aparato electrónico. La idea no está nada mal, y sinceramente me encantaría tener esa capacidad o superpoder cuando el especialista en contenidos expresa su deseo de convertir un compendio de 1500 páginas en un curso interactivo en línea que presente TODO lo que ahí se redacta, pero de manera didáctica y "muy digital". Una gran experiencia de aprendizaje en línea.

Como sea, la verdad es que el tiempo que tome analizar el contenido, desarrollar el guión instruccional, que lo traduzca y produzca el equipo de diseño gráfico y programación, etc. casi nunca está empatado con el tiempo en el que el cliente espera tener en "sus manos" el producto final. Necesitamos comprender el significado del concepto "fecha de entrega" o deathline. 
Nosotros, quienes estamos en las fases creativas del proceso detestamos la presión de trabajar con deathlines y es que bloquean nuestra creatividad. ¿El cliente, sea una persona o una empresa, espera cursos "bonitos, interactivos y efectivos"? Entonces eso requiere tiempo y no fechas estrictas. No, no puede ser así. Hay contratos, hay procesos, deben establecerse cronogramas y fechas de entrega.

No es cierto que una persona creativa no es capaz comprometerse, ser un profesional y respetar fechas y modos de entrega. ¿No podemos? Entonces necesitamos de alguien que pueda realizar esta labor y ayudar al equipo creativo a cumplir en tiempo y con la calidad esperada por el/los clientes.

¿Por qué se requiere de un Project Manager?

Imaginemos al Líder/Administrador de proyecto como un director de orquesta. Ellos serán los encargados de coordinar las actividades entre equipos multidisciplinarios sin mencionar el trato con el cliente y/o la parte interesada externa del proyecto. Cada miembro creativo de los equipos tiene la firme creencia de que "su" actividad es la que más impacta en el logro de los objetivos del proyecto y que, por lo tanto, es quien más requiere de tiempo y recursos para desarrollarla y de la manera más óptima.

El problema es que, al pensar así, no se respetarán fechas de entrega y compromisos con el cliente, a menos de que alguien tome esa función y esté encargado del control de, tanto fechas de kick-off, fechas de entrega, recursos, entregables, versiones, organización de reuniones, etc. es decir, alguien que nos recuerde que el mundo no va a dejar de girar solamente porque requerimos que así sea para diseñar el más maravilloso de los guiones instruccionales jamás desarrollados. 

Aunque no es el caso y no debe tomarse literalmente, los Líderes de proyecto, o Project Managers tienen que volverse un poco malvados, exigentes y poco comprensivos. Es un trabajo duro, sucio en algunos casos, los otros miembros del equipo llegarán a odiarlos y a hacer muchas burlas a sus espaldas, pero ALGUIEN tenía que hacer este trabajo. 

Además, recuerden que cuando los tiempos se vuelven oscuros, cuando empiezan los problemas, quien tendrá que lidiar con la ira de los clientes será justamente el líder de proyecto o PM y no los dulces y creativos Diseñadores Instruccionales, Diseñadores Gráficos, locutores, y más. Ventaja para el equipo creativo :) 

En conclusión: En un proyecto de desarrollo eLearning se nota la diferencia cuando se trabaja con alguien que está al pendiente del calendario de entregas, que contacta a quien deba de contactarse y provee de los recursos que se necesiten, además de visualizar un panorama más completo de todo el proceso y luchar (ok, trabajar) porque TODOS los involucrados cumplamos con las metas del proyecto. Es ahí cuendo podremos decir que el equipo está completo. 

Me gustaría conocer sus definiciones de Project Manager/Líder de Proyecto eLearning según sus experiencias, qué hacen, sus funciones extras, algunas recomendaciones o tips. Agradeceré mucho todo comentario y sugerencias. 

Esta es una adaptación traducida del artículo original: ELearning Project Managers – Misunderstood Heroes 
por  Aneesh Bhat | April 5th, 2011 | eLearning