jueves, 1 de septiembre de 2011

8 tips y consejos para administrar proyectos eLearning con éxito

Administrar proyectos no es tarea fácil y cualquier Project Manager lo podría afirmar. Dicen por ahí que la experiencia debe ser similar a "sacar a pasear a un montón de gatos salvajes, que tarde o temprano se arañarán entre ellos y, lo peor, al líder de proyecto". ¿Exagerada comparación? 

Aunque mi experiencia no ha sido extensa en esta función puedo decir que no tanto: Ser líder de proyecto, coordinador o Project manager requiere de cierto perfil y habilidades que se refieren a la diplomacia, disciplina, mucho liderazgo, empuje, paciencia, visión y una buena dósis de carisma enfocada a mantener una buena relación entre los integrantes y colaboradores de un equipo, sea de producción, desarrollo, implementación, etc.

En un mundo ideal, los colaboradores en un equipo de producción eLearning trabajan en armonía seleccionando contenidos, diseñando los guiones instrucionales, produciendo los interactivos, y otras actividades que se involucran en la producción de recursos y otro materiales para experiencias de aprendizaje en línea. Un mundo ideal, un proceso fluído y sin trabas... pero la realidad es otra. 

Si te encuentras en esta posición (en la que nunca faltará la emoción y retos interesantes) de Project Manager para el desarrollo de proyectos eLearning estos son algunos consejos (estilo back-to-basics) que pueden apoyarte para llevarlos en la dirección correcta:

1. Sigue, amárrate y nunca pierdas de vista el proceso - Cuando las fechas de entrega (deathlines) se ven apretadas y muy cercanas en cuanto a fechas en el calendario, es común que nos veamos tentados a tomar algunos "atajos" en el proceso, pensando en que podremos ahorrar tiempo y recursos a largo plazo. ¡Cuidado con ésto! Todo atajo trae sus consecuencias y tiempo que ahorres en alguna actividad o tarea específica del proceso puede duplicarse en una posterior o varias, costarte el doble, haciéndolo insufrible no solomente para tí como PM sino a todo el equipo.

2. Fechas de entrega y límite por ESCRITO y a TIEMPO – Lo cómodo, sencillo y rápido es dar por establecido un acuerdo verbal. ¡Error! Esto es muy peligroso, sobretodo (y sin intención de ofender a nadie) cuando tus expertos en contenido (SMEs) son externos, directivos, mandos altos o colaboradores temporales. Es muy molesto, además de perjudicial para el proyecto, estar encima de los SMEs para que cumplan con entregas y respondan a los diseñadores instruccionales. Los acuerdos por escrito te ayudarán, no solamente a llevar un registro del qué y para cuándo, sino también a reafirmar el compromiso de los involucrados con el proyecto y a hacer comunes las metas. Así todos conoceremos nuestras funciones y entenderemos el impacto en el proyecto que puede ocasionar una entrega impuntual.

3. Define y ESTABLECE procedimientos de revisión y QA – Nada está escrito en piedra, pero podemos trabajar por establecer el límite de ajustes y versiones para un proceso de producción antes de tener la fecha de entrega final. Cuando contamos con un número límite de oportunidades para revisión, modificaciones y edición todas las actividades seguirán un flujo más libre. Te sorprendería conocer el promedio de tiempo perdido dedicado en el ir y venir entre revisión y cambios, una y otra vez, eso sí, con las mejores intenciones de tener el "mejor" de los procesos y productos. Es importante para el proyecto, para los colaboradores del equipo y para tí.

4. Educa a tus Expertos/especialistas en contenido (SMEs) – De repente surge un nuevo proceso para la generación/selección/diseño de contenidos y los expertos son agentes temporales, ¿qué hacer?. Antes de iniciar con las actividades del proceso de producción eLearning considera el tiempo suficiente para involucrar a los expertos en contenido. Es común que ellos sean agentes que no tengan mucha experiencia en esta modalidad de aprendizaje o que sean especialistas en su materia debido a la experiencia (y puesto directivo) que tengan en la institución/empresa, por lo que no estarán disponibles presencialmente hablando al 100%. Revisa con ellos el plan de trabajo, fechas de inicio y entregas (kick-off y sign-off). Estas actividades ayudarán a que estén más involucrados y comprometidos con el proyecto, trabajando por el éxito de la iniciativa.

5. No interfieras demasiado si no es neceario – ¿Quién es un PM en proyectos eLearning? Sí, hay muchos perfiles, aunque en mi experiencia este rol lo toman algunos profesionales que han pasado y conocen varios de los perfiles de los colaboradores involucrados en un proyecto de producción eLearning: Diseñador instruccional, Diseñador Gráfico eLearning, Control de Calidad, Experto en contenidos, etc. 
Por lo mismo, más allá de cumplir con la función de PM, cuando se presenta una situación problemática se tiende a buscar resolverla, implicando que nos involucremos y "meter manos" en actividades de producción. Para ello reclutaste, seleccionaste y contrataste al mejor equipo, deja que realicen su trabajo y enfócate a guiarles para salir lo mejor y más rápido posible de los baches. El equipo agradecerá la confianza y tu lo verás reflejando en tiempos. 

 6. Toda reunión de trabajo bien planeada y registrada. – "A ver, ¿qué temas o problemas quieren tratar en esta reunión de trabajo?" ¡Gran error! Es importante calendarizar y establecer los momentos para las reuniones de trabajo, pero nunca dejarlas al aire y sin una agenda que seguir. Cada periodo de tiempo en producción genera avances y situaciones nuevas, amarra éstas a una agenda y establece tiempos para cada situación. Las minutas son VITALES. Habrá situaciones que se salgan de esta planeación o tomen más tiempo de la reunión que el del planeado. Si se da esta situación entonces abre el espacio para tratarlas en específico y con los involucrados, así evitas que el resto de los participantes pierdan tiempo en juntas de trabajo que no tienen nada que ver con ellos.  

7. Recibe el golpe para aminorar el impacto en tu equipo de trabajo – Lamentablemente esto va con el paquete que implica ser el PM. Los clientes pueden cambiar de opinión en cualquier momento, algún proveedor puede dejar de surtir o brindar sus servicios. Hay contrataciones nuevas y renuncias. Todas estas situaciones pueden presentarse y afectar calendarios y el plan general del proyecto. ¿Quién es el encargado de recibir estas noticias?, ¿Quién es el responsable de comunicarlas al equipo? Evitar el pánico general y suavizar el impacto de malas noticias es parte de tu trabajo como PM, así como el de compartir las buenas nuevas.

8. Brinda apoyo a tu equipo de trabajo – El cliente es el rey, pero también lo es cada miembro de tu equipo de producción. No extraño que te enfrentes con clientes de pesadilla, empresa o persona, que pareciera empeñado en que el proyecto fracase con sus solicitudes fuera del contrato, revisiones retrasadas y actitud poco profesional. Es una labor titánica ir en la cuerda floja entre este tipo de clientes y la motivación de tu equipo de trabajo, pero es muy importante proteger a tus colaboradores de malas críticas injustificadas - sin importar lo importante que sea este cliente -. Afortunadamente (eso creo) este tipo de clientes no son el común, pero de cualquier manera hazle saber a tu equipo que también trabajas en estas situaciones y los apoyas. Esto hará que ellos den lo mejor de sí en este y futuros proyectos, logrando el éxito tan esperado.

¿Qué otro consejo podrías compartir sobre cómo llevar de la mejor manera un proyecto de producción eLearning? Agradeceré mucho tus comentarios y propuestas. 
Este artículo toma de base:  8 Tips for Managing eLearning Projects Successfully posted by Shalini Merugu, Director Learning Advocacy 
Más las experiencias de esta blogger ;)

2 comentarios:

Anónimo dijo...

Interesante y desafortunadamente es algo que no se lleva a la práctica, al menos no en mi experiencia, ya sea como programador, DI, etc; no importa la industria o institución, es un mal de nuestro país.

Carlos V dijo...

Aunque mi experiencia como líder de proyecto es muy limitada, algo me queda claro. todo error del equipo es tu error, y por lo tanto debes de solucionarlo lo más pronto posible.

Y como PM debes de tener presente todos los escenarios posibles, y aunque suene exagerado, así debe ser par estar preparado ante cualquier contingencia, y aunque esta claro la definición de roles es el proyecto, llega un momento en que se debe compartir responsabilidades.

Una palabra que en muchas ocasiones existe y debe desaparecer es INDIVIDUALISMO, no falta la persona que solo quiere hacer lo suyo y los demás que se hagan bolas si necesitan ayuda.

Desafortunadamente un PM debe aprender a ser diplomático con las personas, y no dejar que lo vean como tonto o buena persona.

Y aunque el tema da mucho de que hablar, lo más importante es que generar PARAMETROS de trabajo, CONFIANZA entre los miembros, TIEMPOS de entrega con los clientes y RESPONSABILIDAD ante todos.