Proyectos y Soluciones eLearning...¿Por dónde empezar?

Dicen que todo camino se empieza a trazar con el primer paso. Es necesario tener conciencia de dónde estamos y saber hacia dónde nos dirigimos. Lo mismo se requiere cuando hemos tomado la decisión de integrar una solución eLearning para cubrir las necesidades de formación en la institución o empesa. 

Para que este proceso de integración e implementación en la institución o empresa tenga éxito es necesario tener noción de este punto de inicio. 

En este artículo pretendo exponer algunos puntos a considerar para reconocer el estatus actual de la empresa sobre estos procesos, cómo llevar a cabo un análisis de Fortalezas y Debilidades (análisis FODA/SWOT), el tipo de información que necesitamos reunir previa a iniciar el proceso de producción y quiénes son los involucrados en cada fase del proyecto, además de las acciones que deberemos tomar para integrarlos al equipo.

Estatus actual 

Todo modelo de administración del cambio empieza por: Entender el estatus actual de la organización. 

Esta acción trata sobre la importancia de identificar y priorizar esas brechas entre el ser-saber-hacer. 

Con el fin de identificar estas brechas se necesita reconocer dónde se encuentra la organización actualmente en términos del proyecto eLearning o solución de formación en línea, de esta forma se podrá trazar un estrategia sistematizada que retome la visión, metas, objetivos y planes actuales de capacitación o que conforman la oferta educativa actual.

¿Dónde estamos? 

Análisis FODA (Fortalezas - Oportunidades - Debilidades - Amenazas)

El análisis FODA ( o DAFO en otras publicaciones o según ciertos autores) es una herramienta de análisis estratégico, que permite analizar elementos internos o externos de programas y proyectos.

El FODA se representa a través de una matriz de doble entrada, llamada matriz FODA, en la que el nivel horizontal se analizan los factores positivos y los negativos.

En la lectura vertical se analizan los factores internos y por tanto controlables del programa o proyecto y los factores externos, considerados no controlables.

• Las Fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al programa o proyecto de otros de igual clase.
• Las Oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el entorno y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas.
• Las Debilidades son problemas internos, que una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.
• Las Amenazas son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden atentar contra éste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario diseñar una estrategia adecuada para poder sortearla.

Si requieres más información sobre esta matriz de análisis te recomiendo visitar el sitio: 

Caja de Herramientas (www.infopyme.com), en sus artículos sobre el Análisis FODA.

Ahora veamos como podemos aplicar este tipo de análisis para el desarrollo de un proyecto de formación en modalidad eLearning: (Situaciones ejemplo)

Fortalezas: 

1. Todo el personal que requiere acceso, o que están involucrados en el proceso de producción cuentan con el equipo de cómputo óptimo.
2. Se cuenta con el apoyo y participación de los altos mandos (Director general, CEO, Gerentes).
3. Se ha designado un Gerente/Líder responsable del proyecto.

Debilidades

1. Las tarjetas de sonido/audio de los equipos de computo no estan activadas.
2. El departamento de Tecnología (Sistemas o IT) no apoyan el proyecto de desarrollo eLearning o no se les ha involucrado.
3. No se cuenta con los recursos necesarios o no se han destinado recursos extras para el proyecto.

 Oportunidades 

1. Tenemos que lograr mejoras en los planes de desarrollo y capacitación desde RRHH en un plazo de 12 meses
2. Demostrar eficiencia en el uso de recursos económicos, reduciendo los costos en todas las áreas.
3. Entre los beneficios que se han previsto al integrar esta solución de formación en línea, es el impacto ambiental al reducir traslados de empleados para cumplir con sus cursos de capacitación.

Amenazas 

1. La reducción de costos ha impactado en la moral del personal y aumento en la resistencia al cambio.
   
2. Los gerentes han expresado preocupación por hacer que el personal dedique tiempo en su escritorio para completar su participación en los cursos en línea. 
3. Los cursos en modalidad eLearning que se produjeron en un primer intento de integración a los programas de formación, se calificaron como "de baja calidad" por lo que los participantes dudan del impacto en este nuevo proyecto.
   

Las anteriores fueron solamente algunas situaciones ejemplo que pueden resultar al aplicar el análisis FODA en la organización. Es importante que al obtener tus propios resultados:

• Aproveches los puntos fuertes
• Reconozcas las áreas de oportunidades para convertirlas en fortalezas
• Trabajes en equipo para la superación de las debilidades
• Busques reducir al mínimo las amenazas

Reuniendo Información

Es posible que tengamos una visión clara sobre las situaciones que vayamos a enfrentar o consideremos algunas situaciones que por experiencia consideremos como importantes pero, ¿que otras situaciones podrían afectar el resultado del impacto de la solución de aprendizaje en línea?  Algunos podrían resultar ser cuestiones o problemas relacionados con:

• Acceso a la tecnología
• Disponibilidad de espacios habilitados especificamente para el estudio
• Recursos extras como diademas con audífonos, webcams, bocinas, etc.

Aquí algunas preguntas que deben considerarse para recopilar información sobre la audiencia meta o las consideraciones sobre la expericia de aprendizaje de los usuarios:

• ¿Qué tipo de cursos son los que los usuarios están esperando encontrar en la experiencia de formación en línea? ¿Alguna experiencia previa?
• ¿En qué horario tienden a acceder al sistema de gestión de cursos en línea / LMS?
• ¿Cuáles son sus hábitos de estudio, sean presenciales o en línea?

Es posible que en este caso tengamos que revisar información y datos cualitativos y cuantitativos acerca de la organización con el fin de construir una imagen precisa. Los ejemplos pueden considerar:

Información Cualitativa:

• Recopilación y evaluación de comentarios anteriores acerca de los cursos en modalidad eLearning por parte de los estudiantes/participantes.
• Recopilación de comentarios acerca de otras modalidades de formación o capacitación 
• Establecer un equipo de participantes piloto que brinde retroalimentación sobre las propuestas de nuevos cursos

Información Cuantitativa: 

• Número de personas con experiencia en eLearning
• Número de personas con acceso a una PC
• Número de personas con tarjetas de sonido
• Número de personas con acceso a Flash
• Perfil del personal (edad, género, etc)

 Hay que esforzarnos por obtener la mayor cantidad de información posible sobre el perfil de los usuarios finales, de esta forma la solución de diseñará justamente para cubrir las necesidades de formación de la institución. 

Estado actual de la organización - Las personas

Dentro de cualquier organización hay diferentes tipos de personas que tendrá que comprometerse para que el proyecto sea exitoso. Piense en las diferentes categorías o tipos de personas con las que va a trabajar:

 
Alta Dirección

Necesitamos garantizar su participación a fin de que fomentar el uso de los recursos del sistema y el suministro de apoyo al proyecto.  

Trate de involucrarlos como si fueran patrocinadores. 

Es muy importante desarrollar materiales y espacios específicos para ellos ya que es uno de los grupos que probablemengte evite "desperdiciar" tiempo fuera de la oficina para vigilar o llevar el control del desarrollo.

Gerentes (Mandos medios)

Es crucial su participación para el éxito del proyecto, esto para apoyarnos a fomentar la elaboración de planes de desarrollo para el personal. No contar con el apoyo de este nivel puede bloquear la implementación de la solución eLearning y presentarnos los peores escenarios.  

Se requiere contar con directrices claras sobre las mejores prácticas y continuamente monitorear / recopilar la información sobre el impacto en el aprendizaje.

 
Representantes sindicales
Cuando la solución eLearning se integra a planes de desarrollo en una empresa, los representantes sindicales pueden ver esto como una amenaza, más que un beneficio, ya que se vende la estrategia como una modalidad de formación barata. 

Involucrar a este grupo de la organización en el equipo de proyecto es importante, ya que puede aportar información pertinente en módulos de inducción. 

¿Necesitas especialistas en contenido? Es la mejor oportunidad, ya que pueden representar este rol y aportar sus propios materiales para integrarlos a los cursos en línea y fomentar el acceso a la plataforma.

Personas con alguna discapacidad

- Espero no ser ruda con este punto, si no, mil disculpas de antemano -
En la empresa o instituciones debemos estar preocupados acerca de la accesibilidad. Involucrando a los grupos de enfoque podremos obtener retroalimentación sobre el acceso a los cursos en línea.  
Consideremos el desarrollo de módulos o unidades de aprendizaje en línea con características especiales y posibilidad de modificarles en su configuración. 
Incluyamos directrices para los autores y desarrolladores de los cursos. 
La aplicación de Control de calidad para cada curso en contraste com las directrices o normas de diseño es muy importante, de esta manera garantizaremos el acceso de representantes de varios grupos de usuarios.

Personas/Colaboradores que no utilizan equipo de cómputo en sus puestos de trabajo

Reconozcamos que la solución eLearning puede impactar en la formación de empleados o personas que no cuentan con acceso a equipos de cómputo en su horario de trabajo. 

Para estos casos es muy importante involucrar a los grupos de enfoque para obtener retroalimentación sobre su experiencia en cuanto a los cursos de capacitación a los que se han enfrentado.  
Proporcionar PCs o equipos de cómputo en zonas específicas para esta actividad es una propuesta. 
Hay que asegurarnos de que los facilitadores o tutores en línea cuenten con acceso según su perfil para accesar al sistema, además de contar con herramientas y la información pertinente para guiar a los usuarios /participantes para el acceso y uso correcto de las herramientas de la plataforma. Habilite medios y vías de comunicación externas entre los tutores/facilitadores y los participantes.
 

Campeones y Saboteadores

No todo puede ser miel sobre hojuelas. Hay jerarquías en una empresa, institución o proyecto, categorías específicas de personas que denotan su influencia, sea buena o mala, o se refieran al apoyo sobre la integración de soluciones eLearning y a enfrentar los cambios que implican realizarse en las estrategias de formación. 

Hay que evaluación la situación: Es necesario identificar diferentes formas de interactuar con ellos, quiénes encajan en esta categoría y lo que podemos hacer para contar con su colaboración.

Drivers - son quienes ayudan/apoyan la iniciativa y solución eLearning

¿Qué hacer con ellos?

• Involucrarlos desde el inicio del proyecto o si es posible, desde que se analiza su creación
• Integrarlos al equipo del proyecto
• Hay que identificarlos (y hacerles saber que son) como una especie de patrocinadores entusiastas del proyecto
• Integrarlos al equipo con un rol con responsabilidades, entregas o documentos a desarrollar por su parte desde el principio del proyecto. Que sean tus expertos en contenido si es posible.

Demons – o "demonios" que intentarán minar la iniciativa, al equipo o al proyecto por completo.

¿Qué hacer en estos casos?

• Involucrarlos desde el inicio del proyecto o si es posible, desde que se analiza su creación
• Identificar las causas/barreras que ellos consideran/contras/preocupaciones que no les hacen confiar en la solución eLearning
• Hay que asegurarnos que ellos reciban respuesta y orientación a estas preocupaciones
• Minimizaremos el impacto de sus ideas en contra abriendo medios y vías de comunicación con estos personajes.

Colegas (Responsables de la formación en modalidad presencial, Capacitación o Docentes)

No hay que ignorar o desatender el impacto que genera la iniciativa o desición de integrar una solución eLearning dentro de la organización, sea académica o una empresa. Las personas a cargo de la función de capacitación y desarrollo deben de involucrarse. 

Algunos capacitadores pueden sentirse amenazados por la introducción cursos eLearning, ya que lo ven como una forma de reducir su injerecia en estos procesos formativos - su trabajo - y otros pueden estar en desacuerdo con esta modalidad de aprendizaje en comparación con la tradicional cara a cara.

También hay que involucrarles al proyecto desde el principio, explicar el concepto de blended learning, conocer sus opiniones sobre los cursos, identificar y capacitar a las personas con capacidad para convertirse en autores o especialistas en contenido, fomentar el acceso al sistema para el aprendizaje en línea pre y post el recorrido por sus cursos.

Los participantes / estudiantes en línea

Y finalmente, los clientes últimos: Los usuarios del sistema de gestión del aprendizaje, quienes accederán a los cursos. ¿Cuáles son las reacciones que esperamos de ellos?

Investigar y estar atentos sobre el impacto de la solución eLearning en una población que ha tenido experiencias de aprendizaje presenciales al 100% puede arrojar información muy interesante y variada. 

Podríamos pensar que los resultados indiquen que un 50% de los participantes adoptaron sin ningún problema esta nueva modalidad de formación, mientras que un 30-35% de los demás estudiantes en línea hayan experimentado dificultades de acceso, pero al final hayan concluído su recorrido por los cursos. Siempre habrán personas a las que les resulte más complejo, tardado e incluso expresen su disgusto por esta  modalidad. 

La cuestión entonces será definir las estrategias y los recursos que se necesiten invertir para que estos participantes vayan integrándose a los grupos que cumplen con sus programas de formación en línea de manera más fluída, poco a poco, y con el apoyo necesario. La recomendación para lograr una recuperación de la inversión inicial (ROI) es trabajar y poner principal atención en la experiencia de aprendizaje de los estudiantes en línea, y así ir logrando una mayor aceptación (un 84% de la población, en un inicio, sería muy bueno :) )

El estatus actual: El equipo de producción

De la misma forma en la que se realizó un análisis minucioso para obtener un panorama general sobre la organización/empresa ante la integración de una solución eLearning, también debemos realizar un estudio sobre el estatus actual del equipo que participará en la producción de los materiales, recursos y contenidos en plataforma. 

¿Aún no se cuenta con un equipo de desarrollo eLearning? ¿Se ha contemplado la posibilidad o necesidad de contratar personal dedicado exclusivamente a esto? Si ya hay colaboradores pertenecientes a este equipo, ¿cuentas con todo su apoyo para la integración de soluciones de aprendizaje en línea para la empresa? Pensemos en resolver esta y las siguientes preguntas:

1. ¿Cuál es el grado de entusiasmo por participar en el desarrollo de la solución eLearning de los miembros del equipo?
2. En proyectos previos: ¿Que actividades se han tenido que hacer extras bajo presión y cuáles voluntariamente?
3. ¿Qué competencias o habilidades se han desarrollado en los miembros del equipo?
4. ¿Cuales son los perfiles iniciales (con respecto a reclutamiento) con los que debe contar el equipo de producción?
5. ¿Han trabajado juntos previamente?
6. Si no, ¿Cuáles han sido las experiencias previas o proyectos en los que haya perticipado cada miembro del equipo de producción?
   
7. ¿Cuál es el proceso de producción y comunicación que prefieren o han seguido en proyectos anteriores?
8. ¿Se cuenta con un procedimiento para monitorear actividades, entregas, versiones y avances de sus actividades?
9. ¿Cómo se han desarrollado las relaciones entre los miembros del equipo?

Armado y preparado con esta información podremos identificar cuáles son nuestras lagunas o necesidades, es decir, cuáles son las necesidades de formación o capacitación de tus colaboradores, a quién designar ciertas tareas y cómo administrar los procesos para lograr el mejor desempeño. 

¡¡Y no nos olvidemos de nosotros mismos!! ¿Estamos preparados para iniciar un proyecto hacia la integración de una solución eLearning? También es prudente aplicar a nosotros mismos un DNC para cubrir esas brechas de conocimiento y habilidades. 

¿Y si los resultados de estos análisis nos demuestran que hay lagunas o amplias brechas por la falta de información?

La respuesta puede ser tan sencilla como decidir realizar un proceso de obtención y estudio de los datos pertinentes o concluir que una solución de formación eLearning no es la más apropiada para la institución o empresa. No podemos forzar los procesos y el nivel de crecimiento propio de la organización. Si no es el momento adecuado para integrar cursos en línea para la empresa entonces el proyecto debe convertirse y virar hacia la preparación de todos sus colaboradores para participar de ellos o para conseguir los recursos, equipo, colaboradores y otros insumos para, ahora sí, enfocar energía y esfuerzos en la creación de estas soluciones integrales de formación.

Gracias por sus comentarios y por compartir. El fin de estos artículos es proporcionar información útil e interesante en cuanto al diseño, producción, desarrollo e integración de soluciones de formación en línea para las instituciones educativas, empresas y cualquier organización interesada en ellas. 

Este artículo toma como referencia: 

Introducing e-learning: what’s your starting point? en Learning pool

September 5, 2011 by Wendy Kay